転職をする時は、1社のみに絞って選考を進めるのではなく、同時進行でいくつかの企業に応募することがほとんどだだと思います。
もし希望の会社に内定をもらうことが出来たら、他の選考中の企業に対して辞退の連絡をする必要があります。
ですが、辞退をする時どのようなことに気を付ければいいのか分からない方も多いかと思います。
「連絡はメールでもOK?電話じゃなきゃダメ？」「辞退理由は伝えた方がいい？」などなど、転職面接の辞退方法や注意点についてご紹介します。
無断キャンセルは絶対にNG！
さすがに社会人経験を積んできた方であれば、言うまでも無いかもしれませんが、無断キャンセルは絶対にNGなのでしないようにしましょう。
企業側は転職者のために時間と労力をかけて準備をしています。そんな中自分だけの都合で無断キャンセルをするのは、非常に迷惑をかけますし、失礼極まりません。
一社会人として、必ず企業側に連絡を入れるようにしましょう。
メール連絡で問題なし！
選考自体の連絡はメール連絡でも問題ありません。
「手紙を書いてお詫びをした方がいいのでは？」「電話でしっかり謝罪した方がいいのでは？」と不安になる方もいるかもしれませんが、企業側も転職者側の事情は把握してくれるはずですので、そこまで義理立てする必要はありません。
しかし、内定をもらった企業に対して辞退する場合や、推薦状などを受けて選考している場合などは別ですので、注意しましょう。
選考・面接辞退の連絡は早めに伝える
選考・面接辞退の連絡は、なるべく早めに企業側に伝えるようにしましょう。
仮に企業側はあなたを採用しようとしていたとしたら、あなたが辞退をしたら代わりの人を見つけなければなりません。
転職サイトは契約期間が決まっているところがほとんどですし、代わりの人を再度見つけるとなると時間や労力が必要になってきますので、選考を辞退しようと決めたら、その意思をなるべく早めに伝えるようにしてください。
前日～当日の面接辞退は電話で連絡するべき！
選考辞退の連絡はメールで構わないとお伝えしましたが、面接日の前日～当日に辞退連絡をする場合は、電話でするようにしましょう。
面接日の前日～当日にメール連絡をしても、担当者がメールをチェックせずに面接時間を迎えてしまう可能性があるからです。
相手にすぐに知らせたい情報がある場合は、電話で連絡するのがビジネスマナーの基本です。
メールの件名は一目で分かりやすいものに
メールで面接を辞退する際のメールの件名は、メールの内容が一目で分かりやすいものにしましょう。
採用担当者には毎日たくさんのメールが届きます。
メールの件名が空だと、迷惑メールだと思われて、読まれること無く削除されてしまう可能性もあります。
反対に、メールの件名がごちゃごちゃと書かれていては、読むのを後回しにされてしまうかもしれません。
件名は一目見ただけで、何の内容が書かれたメールなのか分かるものにしましょう。
「面接辞退のご連絡」といったシンプルなものにするといいでしょう。
署名を入れるのを忘れずに
面接辞退のメールには必ず署名を入れるようにしましょう。
メールに署名を入れるのは、ビジネスマナーとして基本です。
どこの誰から送ってきたものなのか明確にするのと同時に、何かあった場合に連絡できるようにするために、絶対に入れるようにしてください。
選考・面接を辞退する時のメール例文
株式会社○○○
人事部 △△様
お世話になっております。
X月X日XX時から2次面接のお時間を頂戴している○○と申します。
この度、一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
お忙しい中、2次面接のお時間を確保して頂いたにも関わらず、このような結果となってしまい大変申し訳なく、心よりお詫び申し上げる次第でございます。
どうぞご了承くださいますようお願い申し上げます。
末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
＜署名＞
氏名：○○○○
メールアドレス：example@xx.xx.jp
電話番号：090-XXXX-XXXX
住所：〒XXX-XXXX
東京都港区○○町X-X-X △△ハイツ302
電話で辞退する場合の伝え方
電話で選考を辞退する場合は、以下のように伝えるといいでしょう。
「X月X日XX時から中途採用の面接をお願いしておりました、○○と申します。大変申し訳ないのですが、この度一身上の都合により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
こちらの勝手な都合により、このようなことになってしまい大変申し訳ございません。」
人事担当者がいた場合は、人事担当者に上記の内容を伝えましょう。
人事担当者が不在だった場合は、担当者がいる時間帯を聞き、再度連絡するようにしましょう。
どうしても担当者が掴まらないといった場合は、伝言を頼み、不在だったのでメールをしたといった内容から始まるメールを送っておくといいでしょう。
電話する時間帯に注意
電話で連絡する場合は、緊急の場合を除き、時間帯には気を付けるようにしましょう。
基本的に朝の始業直後や昼休み前後は忙しくしている可能性が高いので避けた方が無難です。
また、18時以降の就業後に電話をすると非常識だと思われてしまいます。
そのため、14時～18時に電話をするのが理想だと言えます。
電話をかける場所にも注意
携帯電話で電話をかける場合は、電話をかける場所にも注意しましょう。
電車のホームや車通りの多い道などの騒がしい場所では声が聞きづらかったり、地下鉄などの電波が悪いところでは通話が途中で切れてしまう可能性があります。
静かな場所、且つ電波状況が良い場所から電話をかけるようにしましょう。
辞退理由は伝えなくて大丈夫？
基本的に選考を辞退する際に辞退理由を聞かれることは、ほとんど無いでしょう。
ただし、選考が進み、最終面接前などの場合は聞かれることもあるかもしれません。
そういった場合は、「一身上の都合で・・」と言えば問題ありません。
「一身上の都合とは？」とさらに突っ込まれた場合は、「他社から内定を頂き、良く考えた結果、そちらの会社に入社することを決断しました」等、正直な辞退理由を伝えれば良いと思います。
ただし注意点として、正直な理由を伝えることはいいのですが、「採用担当者がむかついたから」といった相手が不快に思うようなことは言わないようにしましょう。
企業側もせっかくあなたに時間と労力をかけてくれたわけですから、一人の社会人としてしっかりと誠意を見せるようにしましょう。
転職エージェント経由の応募の場合はどうすれば？
転職エージェントを利用している場合は、なるべく早く、選考を辞退する意思を担当のコンサルタントに伝えてください。
そうすると、コンサルタントが応募企業の担当者へ連絡を入れてくれます。
コンサルタントに辞退する意思を伝える際は、正直な辞退理由を伝えるようにしましょう。
それにより、コンサルタントが転職者についての理解が深まり、より的確な求人紹介＆サポートが可能になります。
ただし転職エージェント経由の場合、選考を辞退をすることは敬遠される傾向にありますので、何度も辞退をしたり、辞退理由によってはサポートに悪影響を及ぼすこともあるので、注意しましょう。
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