転職活動をしていて、面接へと選考が進むと企業から面接日程調整のメールがきます。
初めて転職活動をする方など、企業からのメールにどのように返信していいのか、お悩みの方も多いかと思います。
当然、メールでのやりとりも評価のポイントになってきますので、しっかりとした対応が求められます。
ここでは転職時における、面接日程メールの返信の書き方やポイントを例文を交えてご紹介したいと思います。
返信メールのポイント・注意点
まずは転職時における企業とのメールでのやり取りで最低限抑えておきたいポイントや注意点をご紹介します。
基本的に返信は必須
基本的に企業からのメールには返信するようにしましょう。
メールを確認したということを企業に伝えることができますし、丁寧な印象を与えることができます。
ただし、「返信不要」と書かれたメールに関しては返信する必要はありません。
返信は24時間以内に
企業からのメールは24時間以内に返信することを心がけましょう。
とはいっても、すぐに返信することができない場合もあるかと思います。
その場合は、「メールを確認しました。X月X日までに、改めてメールを致します」と、メールを確認した旨と、いつまでにメールを返信するかを伝えましょう。
上記のような確認メールすら送ることができなかった場合は、必ずメールの冒頭に「返信が遅くなり大変失礼致しました」と一言添えるようにしましょう。
メールの送信時間は基本的にいつでもOk
メールは電話とは違うので、基本的にいつメールを送信しても常識外だと思われることはありません。
ただし、人によっては深夜にメールを送信されて心象を悪くする方がいる可能性もありますので、どうしてもという場合を除いて、午前9時から午後10時くらいの間に送るようにするといいでしょう。
メールソフトのタイマー送信機能を使って、時刻を調整する方法もおすすめです。
署名をつける
企業とメールをする際は、署名をしっかりとつけるようにしましょう。
ただし、署名は会社のものではなく個人のものにするようにしましょう。名前、住所、電話番号、メールアドレスでよいでしょう。
電話番号は自宅のものがあれば自宅の番号と、普段連絡の取れる携帯電話の番号を記載するようにしましょう。
メールアドレスは会社のものや携帯電話のものは避けるようにしてください。
↓署名の例↓
************************************
名前：○○○○
住所：東京都港区●● XX-XX-XX
電話番号：03-XXXX-XXXX（090-XXXX-XXXX）
メールアドレス：XXXXX@XXX.com
************************************
返信時の件名に「Re:」はつけてOK
メールを返信する際の件名は、自動的に設定される「Re:（受信したメールの件名）」といった表記で送信して問題ありません。
よく件名を書き換えて送る方がいますが、そうすると返って分かりづらくなってしまうので、そのままの件名を活かしたほうが良いです。
簡潔で分かりやすい内容を
メールの内容は簡潔で分かりやすいものを心がけるようにしましょう。
だらだらと長い文章だと、分かりづらいですし相手に悪い印象を与えてしまいます。できるだけ簡潔に分かりやすい文章で作成するようにしてください。
転職面接日程メールの返信サンプル
それでは転職面接日程メールの返信例文をご紹介します。
場面ごとに紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
ケース1：企業から指定された日時に伺えない場合
○○○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております、△△でございます。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ぜひ面接に参加させて頂きたいと思っております。
しかし、ご指定頂きました面接日時×月×日午前×時に伺うべく調整をいたしましたが、仕事の都合上、どうしてもお伺いすることができません。
大変申し訳ありませんが、下記の候補の中から貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、調整させて頂くことは可能でしょうか？
面接候補日
第1希望 ×月×日 13時以降
第2希望 ×月×日 9時～12時
第3希望 ×月×日 15時以降
お忙しい中、大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願いたします。
ポイント
企業から指定された日時で都合が悪い場合は、まず都合が悪い旨を伝えて、お詫びをするようにしてください。
それから参加可能な候補日時を3つほど挙げるのが望ましいでしょう。
ケース2：企業から指定された日時で問題ない場合
○○○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております、△△でございます。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ご連絡いただきました下記の日程でお伺いさせていただきます。
日時：×月×日午前×時～
場所：□□本社ビル
お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い致します。
ポイント
必ず日時と場所を再度入れるようにしましょう。そうすることでお互いに確認ができます。
ケース3：企業から指定されたいくつかの候補日の中から選ぶ場合
○○○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております、△△でございます。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ご連絡いただきました日程の中から、下記の日程でお伺いさせていただきたく存じます。
日時：×月×日午前×時～
場所：□□本社ビル
お忙しい中、日程を調整していただきありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願い致します。
ポイント
必ずいくつかの候補日の中から選択した日時を記載し、確認の意味で再度場所についても記載するようにしましょう。
ケース4：こちらから候補日を指定するように言われた場合
○○○○株式会社
人事部 ○○様
お世話になっております、△△でございます。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ぜひ面接に参加させて頂きたいと思っております。
私の予定ですが、下記の日程はお伺いすることが可能です。
面接候補日
第1希望 ×月×日 13時以降
第2希望 ×月×日 9時～12時
第3希望 ×月×日 15時以降
上記にて難しい場合は、柔軟に対応いたします。
お忙しい中、大変お手数をお掛けいたしますが、、ご検討のほど、どうぞよろしくお願いたします。
ポイント
最低3つほどは予定を出すようにしましょう。相手の予定がつかない場合、また再度やり取りをしなければならなくなってしまう為です。
また、挙げた候補日すべて都合が悪い可能性もありますので、再度調整することが可能である旨も伝えておくと良いでしょう。
まとめ
面接日程が決まったことでホッとしてしまい、返信を忘れるようなことがないようにしましょう。
最後までしっかりと、丁寧にメールでのやり取りを行うことで、企業に好印象を与えることができます。
転職活動を有利に進めるためにも、今回紹介した内容をしっかり抑えるようにしましょう。
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